Документи,  віднесені до компетенції  органів  державної виконавчої    служби,   складаються   з   документів   виконавчого провадження та інших службових документів.

   Документи виконавчого провадження,  в тому числі скарги, заяви  (клопотання) сторін виконавчого провадження,  які подаються відповідно до   Закону   України   "Про   виконавче   провадження" ,  та матеріали за наслідками їх розгляду, є невід'ємною частиною виконавчого провадження і приєднуються до нього.

     Інші службові   документи  визначаються  номенклатурою  справ органу державної виконавчої служби.

   Реквізити виконавчого документа або заяви про примусове виконання  рішення, якщо виконавчий документ не був пред'явлений в установленому  порядку,  вносяться  діловодом  до  Журналу  обліку виконавчих  проваджень,  переданих державному виконавцеві який ведеться окремо на кожного державного виконавця.

     Одночасно діловод  заводить   обкладинку   на виконавче  провадження,  до  якої  державний  виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження.

      Кожній  обкладинці  виконавчого  провадження   діловодом присвоюється  номер  виконавчого  провадження,  який складається з порядкового  номера   згідно   із   Журналом   обліку   виконавчих проваджень,   переданих   державному   виконавцеві,   та   індексу виконавця.

 Передавання   документів   про   відкриття   виконавчого провадження  державному  виконавцеві  здійснюється  діловодом  під підпис  у  Журналі   обліку   виконавчих   проваджень,   переданих державному виконавцеві.

      Дата одержання документів переноситься  державним  виконавцем із  Журналу  обліку  виконавчих  проваджень,  переданих державному виконавцеві,  на  обкладинку  виконавчого  провадження   у   графу "Передано до виконання".

  З метою спрощення процедури пошуку виконавчих проваджень допускається ведення алфавітного покажчика  виконавчих  проваджень

     Такі журнали можуть вестися окремо  щодо  кожного  державного виконавця за виконавчими провадженнями, що ними одержані.

Документ  має  юридичну  силу  за наявності обов'язкових реквізитів:  найменування (або бланк із зазначенням назви)  органу державної виконавчої служби (автора),  її місцезнаходження, посади особи,  яка підписала документ, дати, підпису та за необхідності - відбиток печатки, реєстраційний номер.

     У процесі  підготовки  та   оформлення   документів   можливе використання  інших  реквізитів,  якщо  цього  вимагає призначення документа.

Процес  виконання документа починається після накладення на нього резолюції керівником органу державної виконавчої служби.

     Резолюція - це напис на документі,  зроблений керівником,  що містить вказівки щодо виконання документа.

     Резолюція складається  з таких елементів:

 прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис

керівника,  дата.  У  разі  коли  доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

     На документах  з  термінами  виконання,  які  не   потребують додаткових вказівок,  у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

   Резолюція   повинна   проставлятися   безпосередньо   на документі,  нижче  реквізиту  "Адресат",  паралельно  до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на  вільному  від  тексту  місці  у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа,  але не на полі документа,  призначеному для   підшивки.   Написання   резолюції  на  окремих  аркушах  або спеціальних бланках допускається у разі,  коли  документ  підлягає поверненню   або  деталізується  порядок  виконання  документа  та уточнюються виконавці.

Спеціаліст 2-ї категорії

Залізничного ВДВС ЛМУЮ:                            Марщівська І. П.